QuickBooks

QuickBooks-integratie

QuickBooks is boekhoudsoftware van Intuit. Elke uitbetaling die je aan een affiliate doet, moet in je boeken terechtkomen, en veel uitbetalingen met de hand invoeren is traag en foutgevoelig. De Post Affiliate Pro QuickBooks-plugin neemt die stap weg. Hij voegt een knop Export to iif toe aan je uitbetalingsgeschiedenis, en het geëxporteerde bestand bevat je affiliates en hun uitbetalingen in het formaat dat QuickBooks Desktop importeert.

Post Affiliate Pro voert de betalingen niet uit. Je moet nog steeds je affiliates uitbetalen met je eigen betaalmethode, bijvoorbeeld vanuit de bestanden van de functie massa-uitbetalingen . De QuickBooks-plugin legt alleen vast wat er is betaald.

OPMERKING: De export maakt een IIF-bestand. IIF-bestanden kunnen worden geïmporteerd in QuickBooks Desktop. QuickBooks Online heeft geen ingebouwde IIF-import.

Hoe integreer je PostAffiliatePro met QuickBooks

Activeren van de plugin

Ga in je merchant panel naar Configuratie > Plugins > QuickBooks > Activeren. Laad het merchant panel na het activeren opnieuw, zodat de nieuwe exportknop wordt getoond.

Configureer de export

Open de configuratie van de plugin en stel de namen in die in het bestand moeten staan. De standaardwaarden werken voor een eenvoudige opzet, en je accountant kan ze aanpassen aan je rekeningschema. Alle opties worden beschreven in het gedeelte over plugininstellingen hieronder.

Exporteer je uitbetalingsgeschiedenis

1. Ga in je merchant panel naar Uitbetalingen > Uitbetalingsgeschiedenis.
2. Filter de lijst als je alleen sommige uitbetalingen wilt, bijvoorbeeld van één maand.
3. Klik op Export to iif.

Je browser downloadt een bestand met de extensie .iif. Het heeft dezelfde naam als de CSV-export van de uitbetalingsgeschiedenis en bevat dezelfde uitbetalingsgegevens.

Importeer het bestand in QuickBooks Desktop

Intuit beschrijft de import in het helpartikel Export, import, and edit IIF files. Kort samengevat:

1. Maak eerst een back-up van je QuickBooks-bedrijfsbestand.
2. Meld je aan als beheerder. Gebruik je de multi-usermodus, schakel dan via het menu File over naar de single-usermodus.
3. Kies File > Utilities > Import > IIF Files, selecteer het geëxporteerde bestand en bevestig.

Intuit biedt geen technische ondersteuning voor het importeren en exporteren van IIF-bestanden, dus test de import op een kopie van je bedrijfsbestand voordat je hem op je echte boeken gebruikt.

Als een leverancier- of rekeningnaam in het bestand afwijkt van een naam die al in QuickBooks bestaat, maakt QuickBooks een nieuwe aan. Houd de rekeningnamen in de plugininstellingen identiek aan die in QuickBooks om dubbele gegevens te voorkomen.

Wat zit er in het geëxporteerde bestand?

Het IIF-bestand is een tabgescheiden tekstbestand met deze onderdelen:

• Rekening (optioneel): één rekeningdefinitie, met de naam en het type uit de plugininstellingen. Die wordt toegevoegd wanneer Rekening aan export toevoegen aan staat.
• Leveranciers: één leverancier voor elke affiliate in de uitbetalingen. De leverancier heeft de naam van de affiliate, adresregels, e-mailadres (het meldingsadres, of anders de gebruikersnaam), telefoonnummer, het leverancierstype Affiliate en eventueel een belastingnummer.
• Facturen: voor elke affiliate in elke uitbetaling één factuur met de uitbetalingsdatum. Die bestaat uit een regel op je crediteurenrekening met het negatieve bedrag en een gesplitste regel op je affiliate-kostenrekening met het positieve bedrag. Het uitbetalings-ID wordt gebruikt als documentnummer, je notitie voor de uitbetaling is de memo van de factuurregel, en de notitie van de affiliate is de memo van de gesplitste regel.

De adres-, bedrijfs- en telefoongegevens van de leveranciers worden gelezen uit vaste datavelden van het affiliateprofiel (data3 tot en met data9). Doe eerst een testimport met één affiliate en controleer of de gegevens in de juiste QuickBooks-velden terechtkomen.

Plugininstellingen

De plugin heeft de volgende opties:

• Rekeningnaam: de naam van de rekening in het geëxporteerde bestand. Standaard: Affiliate Program.
• Rekeningtype: het type van die rekening. Standaard: BANK.
• Rekeningtype van TRNS: de QuickBooks-rekening die wordt gebruikt voor de factuurregel van elke uitbetaling. Standaard: Accounts Payable.
• Rekeningtype van SPL: de QuickBooks-rekening die wordt gebruikt voor de gesplitste regel van elke uitbetaling. Standaard: Affiliate Program.
• Rekening aan export toevoegen: voegt de rekeningdefinitie toe aan het bestand. Standaard ingeschakeld.
• TOPRINT: stelt de TOPRINT-vlag (Y of N) van de factuurregels in. Standaard ingeschakeld.
• SSN/TAX ID-kolom toevoegen: voegt een belastingnummerkolom toe aan de leveranciers. Kies het affiliate-datavel dat het SSN of TAX ID bevat, of laat het ongebruikt (standaard).

Hoe werkt de plugin precies?

De plugin voegt de export toe aan de bestaande uitbetalingsgeschiedenis. Wanneer je op Export to iif klikt, neemt Post Affiliate Pro dezelfde uitbetalingsgegevens als de CSV-export, laadt de affiliates die in die uitbetalingen zijn betaald, en bouwt het IIF-bestand op basis van de plugininstellingen. Er wordt niets naar QuickBooks gestuurd; je importeert het gedownloade bestand zelf. Omdat de export de uitbetalingsgeschiedenis leest, legt hij alleen uitbetalingen vast die je al als betaald hebt gemarkeerd.

Wat is QuickBooks?

QuickBooks is boekhoudsoftware van Intuit. Intuit omschrijft het als schaalbare, cloudgebaseerde boekhoudsoftware voor alle soorten bedrijven, en zegt dat het door 10 miljoen bedrijven wereldwijd wordt vertrouwd. Naast de cloudversie, QuickBooks Online, biedt Intuit ook QuickBooks Desktop-edities aan, en de IIF-importfunctie hoort bij de desktopsoftware.

Voor affiliateprogramma’s is QuickBooks handig aan het einde van de maand. Commissies zijn echte kosten met echte verplichtingen, en doordat elke affiliate een leverancier is en elke uitbetaling een factuur, heeft je accountant een overzichtelijk beeld van wat er verschuldigd was en wat er is betaald.

Belangrijkste functies van QuickBooks

• Boekhouding en administratie: koppelt aan je bank en apps om de administratie te automatiseren.
• Facturatie en betalingen: facturen, betalingen ontvangen en liquiditeitsprognoses.
• Facturen betalen: facturen registreren en betalen, het onderdeel dat de geëxporteerde affiliate-uitbetalingen gebruiken.
• Salaris en personeel: salarisadministratie, tijdregistratie van medewerkers en betalingen aan contractors.
• Rapportage: financiële rapporten voor je bedrijf.
• Integraties: meer dan 800 integraties met zakelijke applicaties van derden.

Prijzen van QuickBooks

QuickBooks Online is verkrijgbaar in verschillende abonnementen: Simple Start, Essentials, Plus en Advanced. Intuit toont daarnaast ook een gratis versie en een gratis proefperiode. Prijzen en aanbiedingen verschillen per land en veranderen vaak, dus controleer de actuele cijfers op de prijspagina van QuickBooks voordat je beslist. QuickBooks Desktop heeft een aparte prijsstelling.

Alternatieven voor QuickBooks

Als QuickBooks niet bij je bedrijf past, zijn dit veelgebruikte alternatieve boekhoudtools:

• Xero
• FreshBooks
• Zoho Books

Andere uitbetaal- en betaalintegraties

Post Affiliate Pro ondersteunt verschillende manieren om uitbetalingen te doen en vast te leggen. Lees over massa-uitbetalingen , of blader door alle integraties .